L’iniziativa “People Digital Transformation” si pone l’obiettivo sfidante di mappare, organizzare e ridisegnare i processi e le procedure in essere all’interno dell’Istituto al fine di offrire una user experience innovativa al dipendente interno rispetto al modello attuale, che risponda a benefici funzionali e capace di offrire uno strumento univoco per tutte le tematiche relative al mondo HR. La piattaforma Employee Full Card costituirà un hub di informazioni e servizi personalizzati e garantirà una nuova esperienza utente-centrica e semplificata, in grado si accompagnare il dipendente INPS nel percorso di cambiamento. La prima fase di progetto, denominata Discovery, è stata caratterizzata da una mappatura completa di tutte le procedure in essere relative al mondo HR dell’Istituto, andando a definire i principali punti di debolezza da affrontare e da trasformare in potenziali opportunità. Si è notato, infatti, che le diverse sezioni presenti all’interno dell’area della Intranet INPS “Servizi al dipendente” spesso riportassero informazioni ripetute con una potenziale ridondanza dei dati. Inoltre, a causa della frammentarietà delle informazioni e dalla mancata integrazione tra esse, viene meno la possibilità di costruire una gerarchia informativa, poiché sovente i dati mostrati all’utente non presentano una diversa caratterizzazione visiva a seconda dell’importanza. Per tutte queste ragioni, si è resa necessaria la realizzazione della nuova piattaforma Employee Full Card al fine di semplificare i processi HR dell’Istituto, di ridurre la complessità di navigazione e di offrire un unico punto di gestione delle proprie attività. Il progetto genererà efficienza e ricadute positive su scala nazionale per un totale di circa 25.000 utenti INPS, che potranno usufruire di uno strumento unico ed integrato.
Barbara Palmieri
Direzione Centrale Risorse Umane - Dirigente Servizi al cliente interno. Contabilità e rendicontazione. Pianificazione, programmazione e budgeting
INPS – Direzione Generale
SITUAZIONE DI PARTENZA
COSA È STATO FATTO
Il progetto ricade all’interno della linea di innovazione User Experience dell’Istituto ed è stato caratterizzato da un approccio agile e di design thinking, innovativi all’interno dell’Ente con rilasci continui basati sui feedback dei team. L’esigenza principale si traduce nell’offerta della piattaforma Employee Full Card, anche in mobilità e da remoto, integrata con gli atri sistemi di governance e sistemi istituzionali. Essa prevede l’utilizzo di sistemi innovativi basati sulla soluzione architetturale Microsoft, quali SharePoint Online, selezionata in linea con i requisiti funzionali e di sicurezza dell’Istituto, prevedendo inoltre l’introduzione di funzionalità aggiuntive e strumenti di A.I. a supporto, come per esempio il virtual assistant, la possibilità di upload dei documenti, un sistema di alert e Q&A. La soluzione rientra nel contesto di continua trasformazione dei servizi interni INPS in ottica omnicanale, proattiva e personalizzata, andando a definire modalità innovative di interazione con l’utenza interna, adottando un nuovo modo di lavorare agile basato sulla completa digitalizzazione degli strumenti/servizi a supporto del dipendente, sulla integrazione e sulla comunicazione trasversale. L’outcome finale delle attività svolte durante la prima fase di progetto è stato il rilascio del prototipo interamente navigabile, disegnato in conformità con le linee guida del nuovo Design System di INPS (Sirio). La collaborazione, la partecipazione e la co-creazione all’interno del team di progetto sono stati la chiave del successo. Il team di progetto, caratterizzato da ampia eterogeneità e collaborazione agile, è stato formato da diversi gruppi di lavoro all’interno di INPS. Si è previsto, infatti, il coinvolgimento di molteplici referenti dell’Istituto, con diversa esperienza professionale, sia della Direzione Centrale che di alcune sedi territoriali come Lombardia, Veneto, Toscana e Puglia, per un totale di circa 20 dipendenti interni.
ADERENZA AL PREMIO
I brillanti risultati di questo progetto hanno portato ad aumentare l’utilizzo dell’approccio design thinking e agile, dalla definizione del piano, attraverso l’esecuzione degli Sprint, fino alla realizzazione finale. Il progetto è funzionale ad accrescere le competenze digitali del personale INPS, abituandolo ad una fruizione dei servizi in modalità phygital – misto tra servizi fisici e digitali – molto più smart e rapida, che consenta un migliore funzionamento e una maggiore flessibilità dell’amministrazione. La realizzazione e la diffusione della piattaforma Employee Full Card hanno permesso all’Istituto di evolvere il modello di servizi offerti all’utenza interna, modernizzando il settore dei servizi pubblici e favorendo l’uniformità ed il miglioramento della qualità complessiva, oltre a garantire il superamento di gap funzionali e non funzionali con impatto trasversale sui principali processi e procedure informatiche dell’Area “Gestione del Personale”. La soluzione, inoltre, grazie all’utilizzo di una sistema architetturale personalizzabile e flessibile, è riutilizzabile per altre aree dello stesso Istituto, per altre Pubbliche Amministrazioni e cross Industry per aziende private. L’Employee Full Card, grazie al miglioramento dei tradizionali sistemi e strumenti di gestione in una logica non solo di efficientamento, ma di maggiore efficacia, rappresenta solamente parte di ciò che sarà messo a disposizione del dipendente dell’Istituto. Sarà posta, infatti, all’interno di una più ampia innovativa area di lavoro digitalizzata che rappresenterà un punto unico di informazione per quanto concerne i dati rilevanti per l’utente, con diretti benefici in termini di Business Continuity, adottando un approccio data-driven ed abilitando una visione a 360°. Infine, il progetto rientra nel Sustainable Development Goal (SDG) 9 – Industria, Innovazione e Infrastrutture – poiché promuove l’innovazione e modernizza l’industria dei servizi pubblici, rendendola più sostenibile.
