Negli spazi universitari l’accoglienza costituisce un’infrastruttura essenziale per orientare persone, facilitare l’accesso ai servizi e migliorare la qualità organizzativa. Il contributo descrive un Virtual Receptionist progettato e sviluppato interamente in house, distribuito on-premise e integrato nell’infrastruttura digitale di Ateneo. Il sistema supporta visitatori, personale e comunità accademica mediante interazione conversazionale in linguaggio naturale e avatar virtuale, basandosi su una base di conoscenza specialistica relativa alla singola struttura. È in grado di fornire indicazioni logistiche, individuare referenti e uffici competenti, attivare contatti, predisporre comunicazioni email e supportare richieste di appuntamento. La soluzione non sostituisce il personale, ma ne rafforza capacità e continuità, garantendo controllo su dati, modelli e processi, riducendo il lock-in e assicurando principi di IA responsabile.
Virtual Receptionist on-premise per l’accoglienza e l’orientamento ai servizi di Ateneo
Strumento digitale a supporto dell’accoglienza, dell’informazione e dell’accesso ai servizi dell’Università
DESCRIZIONE DEL PROGETTO
OBIETTIVI DELLA SOLUZIONE
Visitatori, personale e comunità accademica
Replicabilità/Trasferibilità del progetto
Il progetto presenta un elevato grado di replicabilità e trasferibilità, poiché è basato su un’architettura modulare, configurabile e adattabile a diversi contesti organizzativi. La soluzione può essere estesa ad altre strutture universitarie, enti pubblici, aziende sanitarie, biblioteche, musei, centri di ricerca e sedi amministrative, ovunque sia necessario supportare accoglienza, orientamento e accesso ai servizi. La base di conoscenza può essere riconfigurata in funzione di documentazione, procedure, referenti e servizi del singolo ente, senza modificare l’impianto generale. L’approccio on-premise ne favorisce l’adozione anche in contesti con elevate esigenze di riservatezza, controllo dei dati e conformità normativa, riducendo al contempo dipendenze tecnologiche e rischi di lock-in.
Innovatività del progetto
Il progetto si caratterizza per un elevato grado di innovatività, in quanto propone un Virtual Receptionist sviluppato interamente in house e distribuito on-premise, superando il modello delle soluzioni proprietarie in cloud. L’originalità risiede nell’integrazione tra interazione conversazionale in linguaggio naturale, avatar virtuale e base di conoscenza specialistica, costruita sui contenuti e sulle procedure della singola struttura. La metodologia adottata privilegia modularità, governabilità, aggiornabilità e controllo diretto su dati, modelli e log, assicurando coerenza con esigenze di sicurezza, conformità normativa e sostenibilità tecnologica. La qualità del progetto è inoltre data dalla capacità di coniugare innovazione tecnica e utilità organizzativa, migliorando accoglienza, orientamento e accesso ai servizi secondo principi di IA responsabile e riduzione del lock-in.
Sostenibilità economica e organizzativa del progetto
Il progetto presenta una buona sostenibilità economica e organizzativa, in quanto valorizza competenze interne e infrastrutture già disponibili, riducendo i costi ricorrenti legati a licenze, servizi cloud e dipendenze da fornitori esterni. L’approccio in house consente di pianificare in modo graduale sviluppo, aggiornamento ed estensione del sistema, con investimenti proporzionati alle effettive esigenze della struttura. Anche sul piano organizzativo, la soluzione è sostenibile perché si integra nei processi esistenti senza sostituire il personale, ma supportandolo nelle attività informative e di front-desk. La modularità dell’architettura, la riusabilità delle componenti e la possibilità di aggiornare la base di conoscenza nel tempo assicurano congruità tra tempi di realizzazione, costi di gestione e benefici attesi.
Rilevanza del progetto
Il progetto presenta una rilevante valenza sociale e organizzativa, in quanto migliora l’accessibilità ai servizi universitari, facilita l’orientamento degli utenti e contribuisce a rendere più semplice, uniforme e inclusiva la relazione tra Ateneo e comunità di riferimento. L’impatto riguarda visitatori, studenti, docenti, personale tecnico-amministrativo e cittadini, che possono accedere più facilmente a informazioni affidabili, contatti e servizi. La soluzione contribuisce inoltre a ridurre disorientamento, tempi di attesa e criticità nella gestione delle richieste, soprattutto nei momenti di maggiore affluenza. Pur nascendo in ambito universitario, il progetto ha un potenziale impatto più ampio sul territorio, poiché il modello può essere esteso ad altre sedi, strutture decentrate ed enti pubblici che svolgono funzioni di accoglienza e informazione al pubblico.
