Jenny AI è l’assistente vocale di Icarus che trasforma le telefonate alle strutture sanitarie in richieste operative strutturate. Risponde in linguaggio naturale, raccoglie il motivo del contatto e le informazioni necessarie, fornisce indicazioni organizzative configurate dalla struttura e rende le richieste consultabili in un portale dedicato. I flussi comprendono richieste di appuntamento, informazioni sui servizi e raccolta di richieste da sottoporre al personale sanitario. Il passaggio agli operatori segue le regole definite per ciascun contesto. La soluzione affianca segreterie e professionisti, anche nella gestione delle chiamate fuori orario e nei picchi di domanda. Il nucleo vocale inbound e il portale sono già in esercizio; l’estensione delle integrazioni con i gestionali e delle comunicazioni outbound è parte del percorso di sviluppo. Le decisioni cliniche restano ai professionisti.
Jenny AI: dalla voce alla richiesta sanitaria
DESCRIZIONE DEL PROGETTO
OBIETTIVI DELLA SOLUZIONE
L’obiettivo è rendere più semplice il primo contatto con i servizi sanitari e migliorare l’organizzazione delle richieste, riducendo chiamate perse, tentativi ripetuti e attività manuali di trascrizione. I destinatari diretti sono segreterie, medici, cooperative di medicina generale, poliambulatori e studi specialistici; i beneficiari finali sono pazienti e caregiver, che possono utilizzare il telefono senza installare applicazioni. Jenny AI punta a liberare tempo degli operatori per le attività che richiedono intervento umano e a rendere la domanda di assistenza più leggibile. La valutazione considera chiamate ricevute e gestite, richieste correttamente raccolte, tempi di presa in carico, passaggi al personale e soddisfazione degli utenti. Gli effetti su accessibilità ed efficienza vanno misurati nel singolo contesto, confrontando il servizio con la situazione precedente.
Innovatività del progetto
L’innovazione consiste nel collegare conversazione telefonica e lavoro operativo della struttura. L’agente vocale utilizza una base di conoscenza e flussi configurabili per raccogliere richieste e organizzarle nel portale: la conversazione diventa un elemento su cui il personale può intervenire. La personalizzazione riguarda informazioni, percorsi e regole di passaggio agli operatori. Questo approccio consente di adattare la stessa architettura a organizzazioni sanitarie diverse e di osservare volumi, motivi del contatto e andamento delle richieste. L’evoluzione prevista riguarda l’interoperabilità con i gestionali e la comunicazione proattiva pre-visita. Tali sviluppi sono distinti dalle funzionalità già operative. Il valore proposto è un cambiamento nel processo di accesso e gestione amministrativa, con supervisione umana sulle attività di competenza sanitaria.
Replicabilità/Trasferibilità del progetto
La soluzione combina un motore vocale e un portale operativo riutilizzabili con configurazioni specifiche della struttura: servizi, orari, risposte autorizzate, percorsi di richiesta e riferimenti per il passaggio al personale. L’adozione richiede mappatura dei flussi, disponibilità delle informazioni, un referente organizzativo, formazione degli operatori e verifica dei casi d’uso prima dell’attivazione. La trasferibilità interessa cooperative di medicina generale, poliambulatori, studi specialistici e reti di strutture. Le integrazioni con i sistemi esistenti richiedono verifica tecnica e accordi con i rispettivi fornitori. Per ogni nuova attivazione occorre definire responsabilità, accessi, trattamento dei dati e indicatori di qualità, verificando sul campo il funzionamento nel contesto locale.
Contributo al sistema sanitario
Jenny AI propone un punto di accesso telefonico collegato alla gestione organizzata delle richieste. Per le strutture e le reti territoriali, rendere visibili i motivi del contatto e le attività da gestire può facilitare il coordinamento tra segreterie e professionisti, migliorare la continuità della presa in carico organizzativa e orientare l’impiego delle risorse. Il telefono mantiene accessibile il servizio anche a chi utilizza poco gli strumenti digitali. La diffusione in contesti pubblici e privati richiede configurazioni e accordi specifici; l’interoperabilità con i gestionali è una direttrice di sviluppo. Il contributo atteso al sistema è una migliore circolazione delle richieste e delle informazioni organizzative. I benefici di rete e gli effetti sui percorsi assistenziali saranno valutati attraverso progetti e indicatori dedicati.
