Elena Stefani

Funzionario amministrativo, Gallerie Estensi - Ministero della Cultura

Situazione di partenza

Il blocco delle assunzioni che ha caratterizzato la PA italiana negli ultimi lustri ha provocato conseguenze nefaste sul funzionamento degli uffici del mio Ministero, specie quelli in cui l’organico era stato predisposto senza largheggiare nelle unità previste.
 
In vari uffici quando l’ultimo addetto amministrativo è stato collocato a riposo o è stato trasferito, non c’era più nessuno con la giusta qualifica per svolgere determinate mansioni. Per non interrompere il servizio, l’unica soluzione possibile era assegnarle temporaneamente a persone che non avevano né la qualifica né la formazione necessaria a svolgerle. Vi sono così stati archivisti incaricati di emettere mandati di pagamento, addetti alla vigilanza assegnati all’ufficio personale ecc.
 
Appena poi sono arrivati i primi neoassunti sono stati inviati nelle sedi in cui la situazione era più drammatica, senza badare agli studi compiuti. Al momento della scelta della sede infatti a nessuno è stato prospettato il compito che avrebbero dovuto svolgere nelle sedi disponibili, per cui hanno scelto la sede di servizio esclusivamente in base alla vicinanza a casa.  Il risultato? Laureati in giurisprudenza si sono trovati a gestire la contabilità dell’ufficio, laureati in economia e commercio le contrattazioni sindacali, e così via.
 
Ovviamente, visto che i compiti che si svolgono in concreto negli uffici operativi dei Ministeri sono molto diversi da ciò che si studia all’università e visto che non esistono testi che li illustrano, sia i neoassunti che i colleghi messi a tamponare le emergenze si sono trovati in grandissima difficoltà.
Sarebbero stati necessari corsi di formazione e periodi di affiancamento ai colleghi ‘anziani’, ma nessuno li aveva previsti e non c’erano fondi per le spese di missione di chi li avrebbe dovuti affiancare. Serviva un modo rapido e sempre disponibile per rispondere ai quesiti operativi di questi colleghi affinché potessero operare in autonomia almeno per le procedure più semplici.
 
Cosa è stato fatto?
 
Quando ormai vent’anni fa sono stata assunta, ho avuto il privilegio di avere come mentori dei colleghi preparatissimi e pazienti e ricordo ancora molto bene come avevo bisogno di loro per ogni cosa. Rivedendo me stessa nelle difficoltà dei colleghi assunti negli ultimi anni, mi sono detta che dovevo provare a fare qualcosa per aiutarli. Di conseguenza, nel 2017 ho pensato di acquistare a mie spese un dominio e creare un blog informativo, www.funzionarioamministrativo.it che aggiorno sempre al di fuori dell’orario di servizio, come un hobby.
 
Da allora con cadenza settimanale sul blog pubblico articoli in cui cerco di affrontare le problematiche quotidiane dei funzionari amministrativo-contabili dei Ministeri e degli Enti Locali. 
Mantenendo un linguaggio semplice e comprensibile a chiunque, rispondo a quesiti operativi e illustro procedure, ricordo scadenze e informo delle ultime novità. Ogni settimana pubblico anche una newsletter in cui illustro l’oggetto dell’articolo settimanale e aggiorno i lettori sulle scadenze più prossime e sulle novità legislative.
 
In questi quattro anni ho pubblicato guide illustrate a Sicoge, alle denunce da presentare all’Agenzia delle Entrate (CU, IRAP, anagrafe tributaria ecc.), alle procedure Passweb, Inail, ANAC, NoiPA eccetera e ho risposto a innumerevoli quesiti dei lettori-colleghi. Col tempo il blog, che avevo immaginato per un’audience di una dozzina di colleghi, è diventato un punto di riferimento nazionale: alla data odierna ha 237 pagine/articoli, 53 guide scaricabili, oltre 1200 iscritti attivi alla newsletter, da 2000 a 12000 page views al giorno nei giorni lavorativi. 
 
Tutto questo senza che io abbia mai speso un euro in pubblicità su Google o altrove. Semplicemente, se qualcuno cerca gli argomenti che io tratto, trova il mio blog perché nessun altro se ne occupa… ed evidentemente a cercare quegli argomenti sono davvero tante persone.
 
Perché può essere considerato un approccio innovativo?
 
L’innovazione e la rottura degli schemi sta nell’uso delle nuove tecnologie per offrire ai funzionari pubblici una formazione gratuita, pratica e libera e nel fatto che questa formazione non viene dall’alto, attraverso corsi strutturati organizzati dagli uffici centrali, ma viene dal basso, da un collega.
Invece di avere un docente che parla ex cathedra di argomenti teorici, lontani al vissuto quotidiano degli operatori, c’è “uno come te” che spiega “come devi fare per”, senza chiedere nulla in cambio.
Le guide ai software sono pensate per procedure singole, non come i classici manuali di decine di pagine in cui ci si perde per ore prima di trovare la soluzione al proprio problema (ammesso che il manuale la contenga).
 
Sul blog, ogni lettore può cercare esattamente ciò che gli occorre nel momento in cui ne ha bisogno e risolvere in autonomia il proprio dubbio.  Questo costituisce una vera rivoluzione copernicana della formazione in ambito pubblico, perché non esistono altre esperienze simili: il mentoring che normalmente viene offerto in presenza da colleghi esperti della stessa amministrazione viene offerto online da un collega di una diversa amministrazione che affronta problematiche affini.

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