La dematerializzazione investe tutta la sfera della riorganizzazione e semplificazione dei processi, della trasparenza e dell’assunzione di responsabilità, dell’uso diffuso degli strumenti tecnologici nella comunicazione tra le parti, ponendosi anche come un processo qualificante di efficienza e di trasparenza. Una Pubblica Amministrazione che abbia l’ambizione di semplificare e ridurre i costi della burocrazia, a fronte degli obblighi di legge previsti, od un’azienda che voglia migliorare la gestione dei propri processi organizzativi e decisionali devono avere come obiettivi imprescindibili:

• la semplificazione delle norme e delle prassi;
• la revisione e l’ottimizzazione dei processi;
• la massima attenzione alle esigenze dell’utente finale.

Tali obiettivi procedono con l’imperativo categorico del recuperare efficienza nelle prassi operative attraverso il ridisegno sostanziale dei procedimenti e dei processi unito all’introduzione di nuove tecnologie dell’informazione digitale e della comunicazione che rendono possibile queste scelte di cambiamento. La chiave di volta di questo cambiamento è KeySuite, la piattaforma tecnologica che fornisce soluzioni condivise e omogenee per la razionalizzazione dei processi connessi ai flussi di comunicazione e di gestione documentale. La piattaforma integrata nata dall’esigenza di gestire efficacemente la documentazione e la comunicazione che gravitano intorno ai procedimenti operativi ed amministrativi in cui è richiesta un’opportuna interazione tra i soggetti umani e le applicazioni. Il nucleo della piattaforma KeySuite è costituito da un motore BPM opportunamente potenziato e scelto per l’elevato grado di conformità con gli applicativi e i modelli di riferimento in gioco, in particolar modo con il designer (BPMN2), il linguaggio standard per la modellatura dei flussi di processo, in pratica lo strumento grafico per il disegno e la prototipazione di processi, comprensibile da tutti gli attori coinvolti: dagli analisti che definiscono i processi, agli sviluppatori che ne guidano l’implementazione fino ai responsabili che li gestiscono e li controllano.

Nello specifico, la piattaforma integrata KeySuite consente di:

• far comunicare tra loro sistemi eterogenei, ponendosi come interfaccia tra tutti i soggetti coinvolti;
• avere accesso alle informazioni e alle funzionalità distribuite tra tutti i sistemi presenti nell’organizzazione, e metterle a disposizione di tutti;
• conoscere il flusso di lavoro, in modo da orchestrare gli attori siano essi persone o applicazioni software al momento e nel modo giusto;
• assicurarsi che non si verifichino anomalie nelle attività previste, ed intervenire in caso di necessità;
• avere a disposizione informazioni di natura statistico/analitica sull’andamento dei processi interessati.