L'informatizzazione e la dematerializzazione del procedimento di affidamento di beni e servizi del CNVVF
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Il progetto si cala nell'ambito della riduzione dei centri di spesa, operata nel 2015 dal Corpo Nazionale dei Vigili del Fuoco sul territorio nazionale: si è passati da 118 Centri di Spesa (Direzioni Regionali e Comandi Provinciali) a soli 18 centri, corrispondenti alle Direzioni Regionali, cui spetta la gestione finanziaria di tutto il territorio di competenza.
Ne consegue che il Comando Provinciale, che gestiva prima l’intero processo della spesa, viene ora visto come un ufficio operante all'interno della Direzione, l’unica demandata all'emissione del pagamento. Il progetto prevede l’informatizzazione delle diverse fasi amministrative contabili del procedimento di affidamento di forniture di beni e/o servizi, attraverso l’utilizzo del sistema informatico di gestione finanziaria dipartimentale, integrato con il sistema di gestione del Protocollo Informatico e dei flussi documentali.
Un unico sistema informatico che consente la gestione documentale e relativa fascicolazione della richiesta dei preventivi, dell’ordine di acquisto, dall'invio della lettera d’ordine al fornitore alla gestione del documento contabile del fornitore, dalla presa in carico o meno da parte del consegnatario alla regolare esecuzione della fornitura, fino ad arrivare alla proposta di liquidazione del Responsabile Unico del Procedimento a completamento del processo amministrativo.
Il progetto ha previsto anche la realizzazione di un cruscotto informativo come strumento di monitoraggio della spesa.
L’obiettivo era riportare la gestione del processo di spesa da una dimensione provinciale ad una dimensione regionale, sotto il controllo dell’unico centro di spesa, la Direzione Regionale. Considerando la “distribuzione” delle attività lavorative sul territorio, l'esigenza era di utilizzare uno strumento informatico che rendesse più agevole l'adozione della nuova organizzazione, consentendo a ciascun comando provinciale, secondo la competenza e l’organizzazione stabilita, di prendere parte al processo, senza alcuna barriera di spazio (dislocazione sul territorio delle sedi) e di tempo (disponibilità della documentazione). Ulteriore obiettivo è stato quello di fornire alle Direzioni Regionali e agli uffici dipartimentali uno strumento di supporto decisionale, con cui monitorare il processo di gestione della spesa sul territorio, per individuare eventuali criticità nelle metodiche e nell'organizzazione adottata.
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